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Privacy Policy

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 HEALTH INSURANCE PORTABILITY AND ACCOUNTABILITY ACT (HIPAA)

NOTICE OF PRIVACY PRACTICE

THIS NOTICE DESCRIBES HOW YOUR MEDICAL INFORMATION MAY BE USED AND DISCLOSED

AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW CAREFULLY.

ABOUT THIS NOTICE:

This notice tells you about:

  • Your privacy rights;

  • Easter Seals North Texas’ (ESNT) duty to protect health information that identifies you;

  • How ESNT may use or disclose health information that identifies you with or without your written permission.

This notice does not apply to health information that does not identify you or anyone else.

In this Notice of Privacy Practice, “medical information” means the same as “health information.” Health information includes any information that relates to:

  1. Your past, present or future physical health or mental health or condition;

  2. Provision of health care services to you; or

  3. The past, present or future payment for your health care.

Easter Seals North Texas is required by law to maintain the privacy of this information, known as Protected Health Information or PHI, and to provide you with a notice of our legal duties and privacy practices with respect to your PHI. This notice describes your legal rights, and lets you know how ESNT is permitted to use and disclose your PHI.

ESNT is also focused on protecting your Personally Identifiable Information or PII. Your PII can be information specific to you (that is not health related) but when used alone or with another piece of information could identify you to another. Examples of PII are an account number, zip code, date of birth, social security number and even a picture of you. Any of these elements of personal information, if in the wrong hands, could unfortunately lead to identity theft or other challenges.

ESNT understands the serious responsibility of maintaining the security of any information given to us. We have implemented a number of security features within our day-to-day processes and train our staff/ contractors to be focused on maintaining your confidentiality and privacy.

YOUR PRIVACY RIGHTS

The law gives you the right to:

  • Look at or get a copy of the health information ESNT has about you, in most situations.

    • Any client of ESNT can request to view their record. While this information is about you, the record is actually proprietary property of ESNT. You may ask to view the record and ESNT staff will arrange a time and location to sit with you while you review your record.

      • If you would like a copy of a document in your record and are an active client, you can request it from your treating professional. In most cases it can be copied for you.

      • If you would like a copy of several documents and are an active client or if you are an inactive client requesting any records, you will need to sign a Release of Information authorizing your request. ESNT has up to 10 business days to complete this request.

        • While viewing the record, individuals cannot remove any documents from the record and cannot take smart phone or IPad pictures of documents.

    • ESNT has a Release of Information form you can sign to allow ESNT to do the following: share your information with another person or agency that you identify; it could allow another person or agency to share information with ESNT; or you can approve information sharing that may be back and forth. You will determine what information you want released and to whom. This process protects your privacy and ensures ESNT takes the correct action with your information.

      • You also have the right to determine how that information is shared – whether verbally, as a hard-copy mailed or for pick-up, electronically through encrypted email or through fax.

  • Withdraw/revoke your authorization to release information at any time. Your intent to revoke your authorization must be written. You may be asked to also submit a new Release of Information clarifying your position on what can be released and to whom, if needed. Revocation will be implemented immediately upon receipt and will be attached to your original release to show the date of your revocation. Be aware that ESNT cannot be held responsible for the disclosure of any PHI or PII that followed the directives of a release that was in effect prior to your written revocation.

  • Ask ESNT to correct certain information, including certain health information about you, if you believe the information is wrong or incomplete. You must submit your request in writing to the ESNT Vice President or Director of the program that has the information. If ESNT denies your request to change information, you can have your written disagreement placed in your record.

  • Ask for a list of times ESNT has disclosed health information about you for reasons other than treatment, payment, healthcare operations and certain other reasons as provided by law, except when you have authorized or asked that ESNT disclose the information. You must put this request in writing. It would be helpful to include the name(s) of the ESNT program and the ESNT site you are/were served in your request.

  • ESNT is required by law to maintain the privacy of your PHI and PII. We also are required to notify you if there is a breach of your information.

  • Ask ESNT to limit the use or disclosure of health information about you more than the law requires. However, the law does not require ESNT to agree to limit use and disclosure.

  • Tell ESNT where and how to send you messages or mailings if you think calling your usual number or sending information to your usual address could put you in danger. You must put this request in writing and you must be specific about where and how to contact you so staff can honor your request.

  • Have the ability to “opt out” of any emails received by ESNT for marketing and fundraising purposes by simply unsubscribing.

    • ESNT does not place client information in ESNT marketing and fundraising mailing list or email lists.

    • As a policy, ESNT does not sell client lists, marketing or fundraising lists or any other form of ESNT contact information.

  • You may exercise any rights described above by contacting the ESNT Vice President or Director of the program that has information about you or by contacting the ESNT Vice President of Compliance as described at the end of this notice.

How ESNT May Use Your Information

ESNT may use or disclose health information about you for health oversight activities. Health oversight activities include:

  • Treatment – verbal and written communication/documentation regarding your medical condition and/or your treatment. An example of this would be for ESNT Treatment Team/Plan of Care Reviews of progress, techniques, etc.

  • Payment and billing for services –contact with your insurance agency/broker or with you or your designee;

    • You can request ESNT to restrict disclosure of your information to your health plan if:

      1. The disclosure is for the purpose of payment or billing or for health care operations and is not otherwise required by law; and

      2. The PHI or PII pertains to an item or service that you or another paid out of pocket in full and was not paid for, in whole or in part, by the health plan.

  • Health care operations - Other uses and disclosures of PHI without your written consent such as:

    • In an medical or building emergency; at the official request of the Public Health Department; government investigations or proceedings; court orders and subpoenas for records; law enforcement activities; for workers’ compensation purposes; audits or inspections;

    • Other activities necessary for oversight of the health care system, government benefit programs or to enforce civil rights law;

    • Investigations of whether ESNT is providing good care and other internal quality improvement activities.

Victims of abuse, neglect, exploitation or domestic violence or a serious threat to safety or health

If ESNT suspects you are the victim of abuse, neglect, exploitation or domestic violence, ESNT is required by law to report this concern to the Department of Family & Protective Services (DFPS) or to the local law authority. ESNT is not required to obtain a release to make this report.

ESNT may use or disclose health information about you if it is believed the use or disclosure is needed:

  • To prevent or lessen a serious and immediate threat to the health and safety of a person or public;

  • For law enforcement authorities to identify or catch an individual who has admitted participating in a violent crime that resulted in serious physical harm to the victim, unless the information was learned while initiating or in the course of counseling or therapy; or

  • For law enforcement authorities to catch an individual who has escaped from lawful custody.

For other law enforcement purposes

ESNT may disclose health information about you to a law enforcement official for the following law enforcement purposes:

  • To comply with a valid subpoena or similar lawful process;

    • Please note: in protecting your privacy, ESNT will not provide information to an attorney or any other party requesting records or information (without your signed authorization on a completed Release of Information form) or requesting staff to provide a deposition or court appearance without a valid subpoena.

  • To identify and locate a suspect, fugitive, witness or missing person;

  • In response to a request for information about an actual or suspected crime victim;

  • To alert a law enforcement official of a death that ESNT suspects is the result of criminal conduct;

  • To report evidence of a crime on ESNT property.

ESNT may use or disclose health information about you when the law requires the use or disclosure.

Other uses and disclosures

ESNT may use or disclose health information about you:

  • To create health information that does not identify any specific individual;

  • To the U.S. or a foreign military for military purposes, if you are or have been a member of the group asking for the information;

  • For purposes of lawful national security activities;

  • To federal officials to protect the President and others;

  • For security clearances and medical suitability determinations required by the U.S. government;

  • To comply with worker’s compensation laws or similar laws; and

  • To inform or help in informing a family member or another person involved in your care about your location, general condition or death.

All other disclosures of your PHI and your PII will only be made

with your written authorization on a Release of Information form

Complaint Process

If you believe that ESNT has violated your privacy rights, you have the right to share your complaint or concern either directly with the ESNT Vice President or Director of your program or with the Vice President of Compliance, who serves as ESNT’s privacy officer:

By mail at:

1424 Hemphill Street

Fort Worth, TX 76104

By email at:

corporatecompliance@fedcap.org

By telephone 24/7 at:

1-866-384-4277 (TTY: 1-866-294-9572)

If you are considering sharing an issue but are concerned about possible retaliation for voicing a complaint, be assured that there are protections put in place to ensure that there will be no retaliation to you for making a complaint. ESNT is more concerned with doing the right thing and protecting your private information.

This original notice was in effect 4/14/2003.

Since then, there have been five (5) revisions to this notice: Summer 2004; August 2005; August 2010; August 2012; August 2013, Winter 2020.


 Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA)

Aviso sobre las Prácticas de Privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PODRÍA UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVÍSE ESTE AVISO CUIDADOSAMENTE.

ACERCA DE ESTE AVISO:

Este Aviso le informa acerca de:

  • Sus derechos de privacidad;

  • La obligación de Easter Seals North Texas’ (ESNT) de proteger la información de salud que lo identifica a usted;

  • Cómo ESNT podría utilizar o divulgar información sobre salud que lo identifica a usted, ya sea que usted nos otorgue un permiso por escrito, o no.

Este Aviso no se aplica a información de salud que no lo identifica a usted ni a ninguna otra persona.

En este Aviso de Prácticas de Privacidad, “información médica” quiere decir lo mismo que “información de salud.” La información de salud incluye todo tipo de información relativa a:

  1. Su salud físico o mental o condición pasado, presente y futuro;

  2. Suministro de servicios de cuidados para la salud en su beneficio; o

  3. El pago pasado, presente o futuro de los cuidados para la salud que se le otorgan a usted.

Easter Seals North Texas está obligado por ley a mantener la privacidad de esta información, conocida como Información de Salud Protegida PHI, que lo identifica y entregarle este Aviso la cual le informa sobre nuestros deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a su PHI. En este Aviso se describen sus derechos legales y cómo ESNT puede utilizar y divulgar la información relativa a su PHI.

ESNT también se centra en la protección de su Información Personal Identificable o PII. Su PII puede referirse a información específica a su persona (no relacionada con temas de salud) pero cuando se utiliza por si sola o con otro tipo de información podría identificarlo. Ejemplos del PII son un número de cuenta, código postal, fecha de nacimiento, número de seguro social o incluso una fotografía suya. Si alguno de estos elementos de información personal cae en las manos equivocadas podrían resultar en problemas como el robo de identidad y otros inconvenientes.

ESNT entiende la seria responsabilidad de mantener la seguridad de toda la información que se nos suministre. Hemos puesto en práctica una serie de medidas de seguridad en nuestros procesos rutinarios y hemos capacitado a nuestro personal y contratistas con el fin de centrarnos en mantener su confidencialidad y privacidad.

SUS DERECHOS DE PRIVACIDAD:

La ley le otorga a usted el derecho de:

  • Revisar o copiar la información de salud que ESNT tiene acerca de usted, en la mayoría de los casos.

    • Cualquier cliente de ESNT puede solicitar ver su expediente. Mientras esta información si esta relaciona con usted, el expediente es en realidad propiedad exclusiva de ESNT. Usted puede solicitar ver el expediente y el personal ESNT organizará una cita a la hora y lugar convenidos para acompañarlo mientras revisa su expediente.

      • Si desea recibir una copia de un documento de su expediente y es un cliente activo, puede solicitarla al profesional que trata su caso. En la mayoría de los casos se le puede entregar una copia.

      • Si desea recibir una copia de varios documentos y es un cliente activo, o si es cliente inactivo que solicita un expediente, deberá firmar una Declaración de Divulgación de Información autorizando su solicitud. ESNT tiene hasta 10 días hábiles para atender su solicitud.

        • Al momento de revisar el expediente, no podrá sustraer ningún documento del mismo y ni podrá tomar fotografías de los documentos utilizando un teléfono móvil o iPad.

    • ESNT tiene un formulario de Declaración de Divulgación de Información que usted puede firmar para autorizar a ESNT a realizar lo siguiente: compartir su información con otra persona o entidad que usted identifique; podría autorizar a otra persona o entidad a compartir información con ESNT; o podría aprobar el intercambio de información de varias partes. Usted determinará qué información desea que se divulgue y a quién. Este proceso protege su privacidad y asegura que ESNT efectúe los trámites correctos con su información.

      • También tiene el derecho de determinar cómo se comparte la información, ya sea verbalmente, como copia impresa enviada por correo o entregada en persona, o electrónicamente mediante un correo electrónico encriptado o por vía fax.

  • Retirar o revocar su autorización para divulgar información en cualquier momento. La solicitud de revocar su autorización debe hacerse por escrito. También es posible que se le solicite enviar una nueva Declaración de Divulgación de Información, en la cual esclarezca su posición acerca de qué se puede divulgar y a quién, si fuera necesario. La revocación entrará en efecto de inmediato una vez que se reciba y se ajustará a su declaración original para mostrar la fecha de su revocación. Tome nota de que ESNT no puede hacerse responsable de la divulgación de ninguna PHI o PII que cumplió con las directivas de una declaración de divulgación que estuviera vigente antes de su revocación escrita.

  • Solicitar a ESNT corregir algún tipo de información, incluida cierta información sobre salud acerca de usted, si usted considera que la información es incorrecta o incompleta. Usted debe enviar su solicitud por escrito al Vicepresidente o Director de ESNT encargado del programa que posee la información. Si ESNT deniega su solicitud de cambio de información, puede solicitar que se incluya en su expediente el desacuerdo escrito.

  • Solicitar una lista de las veces en que ESNT ha divulgado información sobre salud acerca de usted por razones no relacionadas con tratamiento, pagos, trámites de cuidados para la salud y por ciertas otras razones según lo dispone la ley, excepto cuando usted haya autorizado o solicitado a ESNT divulgar información. También debe presentar esta solicitud por escrito. Sería útil que incluya el nombre o nombres del programa de ESNT y el sitio de ESNT en el que lo ayudaron con su solicitud.

  • ESNT está obligada por ley a mantener la privacidad de su PHI y PII. También estamos obligados a notificarle si se divulga la información indebidamente.

  • Solicitar a ESNT limitar el uso o divulgación de información sobre salud acerca de usted más de lo permitido por la ley. Sin embargo, la ley no obliga a ESNT a acordar limitar el uso y la divulgación de la información.

  • Informar a ESNT si envía y cómo envía mensajes o correos si considera que llamar a su número usual o enviar información a su dirección usual podría ponerlo en riesgo. Debe presentar esta solicitud por escrito y ser específico acerca de dónde y cómo contactarlo para que el personal pueda cumplir con su solicitud.

  • Tener la posibilidad de solicitar que lo excluyan de listas de correos recibidos por ESNT para fines de marketing o recaudación de fondos, para lo cual solo necesita cancelar su suscripción a los correos.

    • ESNT no incluye información de los clientes en las listas de correo ordinario o correo electrónico relativos a marketing o recaudación de fondos.

    • En términos de su política, ESNT no vende listas de clientes, listas de marketing o recaudación de fondos o cualquier otro tipo de información de contacto de ESNT.

  • Usted puede ejercer cualquiera de los derechos antes descritos comunicándose con el Vicepresidente o Director del programa de ESNT que maneja su información o comunicándose con el Vicepresidente de Cumplimiento según se describe al final de este Aviso.

CÓMO ESNT PUEDE UTILIZAR SU INFORMACIÓN

ESNT puede utilizar o divulgar información sobre salud acerca de usted para actividades de supervisión de la salud, las cuales incluye:

  • Tratamiento – comunicación o documentación verbal y escrita con respecto a su condición médica y/o su tratamiento. Un ejemplo de esto serían las Revisiones de progreso, técnicas, etc., del Equipo de Tratamiento/Plan de Cuidados de ESNT.

  • Pago y cobro de servicios–contacto con su compañía o agente de seguros o con usted o a quien usted designe;

    • Puede solicitar a ESNT restringir la divulgación de su información a su plan de salud si:

      1. La divulgación se efectúa para fines de pagos o cobro o por trámites relativos a cuidados de la salud y si no es requerido por la ley; y

      2. La PHI o PII pertenece a un rubro o servicios que usted u otra persona pagó en su totalidad de su propio bolsillo o que no fue pagado total o parcialmente por su plan de salud.

  • Trámites relativos a cuidados para la salud - Otros usos y divulgación del PHI sin su consentimiento escrito, como por ejemplo:

    • En una emergencia médica; a solicitud oficial del Departamento de Salud Pública; investigaciones o procedimientos; órdenes judiciales y citaciones para expedientes; actividades de orden público; para propósitos de compensación de trabajadores, auditorías o inspecciones;

    • Otras actividades necesarias para la supervisión del sistema de cuidados para la salud, programas de beneficios del gobierno o para hacer cumplir la ley de derechos civiles;

    • Investigaciones relativas a si el ESNT está brindado cuidados adecuados y otras actividades para mejorar la calidad interna.

VÍCTIMAS DE ABUSO, NEGLIGENCIA, EXPLOTACIÓN O VIOLENCIA DOMÉSTICA O UNA SERIA AMENAZA A LA SEGURIDAD O SALUD

Si ESNT sospecha que usted es víctima de abuso, negligencia, explotación o violencia doméstica, ESNT tiene la obligación por ley de denunciar esta preocupación al Departamento de la Familia y Servicios de Protección (DFPS) o a las autoridades locales. ESNT no está obligada a obtener una declaración de divulgación de información para hacer esta denuncia.

ESNT puede utilizar o divulgar información sobre salud acerca de usted si se considera que el uso o divulgación es necesario:

  • Prevenir o disminuir una amenaza seria o inmediata a la salud y seguridad de una persona o público

  • Para que las autoridades del orden público identifiquen o arresten a un individuo que ha admitido participar en un delito violento que resultó en un serio daño físico a la víctima, a menos de que la información se haya obtenido mientras se iniciaba o durante un proceso de asesoramiento o terapia, o

  • Para que las autoridades del orden público arresten a un individuo que ha escapado de la custodia legal.

PARA OTROS PROPÓSITOS RELATIVOS AL CUMPLIMIENTO DE LA LEY

ESNT puede divulgar información sobre su salud a un funcionario del orden público para los siguientes propósitos relativos al cumplimiento de la ley:

  • Para cumplir con una citación válida o procesos legales similares;

    • Tome nota: Al proteger su privacidad, el ESNT no brindará información a un abogado o a ninguna otra parte que solicite expedientes o información (sin su autorización firmada en un formulario de Declaración de Divulgación de Información) o que solicite al personal brindar una deposición o presentarse ante un tribunal sin una citación válida.

  • Para identificar y localizar un sospechoso, fugitivo, testigo o persona desparacida;

  • En respuesta a una solicitud de información acerca de una víctima de un delito real o presunto;

  • Para alertar a un funcionario del orden público acerca de una muerte que el ESNT sospecha es consecuencia de una conducta criminal;

  • Denunciar evidencia de un delito cometido en las instalaciones de ESNT.

ESNT puede utilizar o divulgar información sobre salud sobre usted cuando la ley exige el uso o divulgación de información.

OtROS USOS Y DIVULGACIÓN

ESNT puede utilizar o divulgar información sobre su salud:

  • Para generar información sobre salud que no identifica a ninguna persona en particular;

  • A los militares estadounidenses o extranjeros para propósitos militares. Si usted es o ha sido miembro del grupo que solicita la información;

  • Para propósitos de actividades legales de seguridad nacional;

  • Para funcionarios federales a fin de proteger al Presidente y otras personas;

  • Para acreditaciones de seguridad y determinación de adecuación médica requeridas por el gobierno de los Estados Unidos;

  • Para cumplir con las leyes relativas a la compensación de los trabajadores o leyes similares; y

  • Para informar o ayudar a informar a un miembro familiar u otra persona encargada de su cuidado acerca donde usted se encuentra o su estado general o fallecimiento.

CUALQUIER OTRO TIPO DE DIVULGACIÓN DE SU PHI Y SU PII SE EFECTUARÁ SOLAMENTE CON SU CONSENTIMIENTO POR ESCRITO EN UN FORMULARIO DE DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN

proceso de DENUNCIAS

Si piensa que ESNT ha violado sus derechos de privacidad, usted tiene el derecho de compartir su queja o inquietud ya sea directamente con el Vicepresidente o Director de ESNT o con el Vicepresidente de Cumplimiento, que se desempeña como funcionario encargado de la privacidad de ESNT:

Por correo ordinario a:

1424 Hemphill Street

Fort Worth, TX 76104

Por correo electrónico a:

corporatecompliance@fedcap.org

Por teléfono 24/7 a:

1-866-384-4277 (TTY: 1-866-294-9572)

Si está considerando compartir un problema pero teme que haya posibles represalias por comunicarlo, puede estar seguro que existen formas de protegerlo con el fin de garantizarle que no habrá represalias en contra suya cuando presente la denuncia. ESNT se preocupa más por hacer lo que es correcto y proteger su información privada.

Este aviso original entró en vigencia el 14/4/2003.

Desde entonces, ha habido cinco (5) revisiones a este aviso: Verano de 2004; Agosto de 2005; Agosto de 2010; Agosto de 2012; Agosto de 2013, Diciembre 2020.

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