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Privacy Policy

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 HEALTH INSURANCE PORTABILITY AND ACCOUNTABILITY ACT (HIPAA)

NOTICE OF PRIVACY PRACTICE

THIS NOTICE DESCRIBES HOW YOUR MEDICAL INFORMATION MAY BE USED AND DISCLOSED

AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW CAREFULLY.

ABOUT THIS NOTICE:

This notice tells you about:

This notice does not apply to health information that does not identify you or anyone else.

In this Notice of Privacy Practice, “medical information” means the same as “health information.” Health information includes any information that relates to:

  1. Your past, present or future physical health or mental health or condition;

  2. Provision of health care services to you; or

  3. The past, present or future payment for your health care.

Easter Seals North Texas is required by law to maintain the privacy of this information, known as Protected Health Information or PHI, and to provide you with a notice of our legal duties and privacy practices with respect to your PHI. This notice describes your legal rights, and lets you know how ESNT is permitted to use and disclose your PHI.

ESNT is also focused on protecting your Personally Identifiable Information or PII. Your PII can be information specific to you (that is not health related) but when used alone or with another piece of information could identify you to another. Examples of PII are an account number, zip code, date of birth, social security number and even a picture of you. Any of these elements of personal information, if in the wrong hands, could unfortunately lead to identity theft or other challenges.

ESNT understands the serious responsibility of maintaining the security of any information given to us. We have implemented a number of security features within our day-to-day processes and train our staff/ contractors to be focused on maintaining your confidentiality and privacy.

YOUR PRIVACY RIGHTS

The law gives you the right to:

How ESNT May Use Your Information

ESNT may use or disclose health information about you for health oversight activities. Health oversight activities include:

Victims of abuse, neglect, exploitation or domestic violence or a serious threat to safety or health

If ESNT suspects you are the victim of abuse, neglect, exploitation or domestic violence, ESNT is required by law to report this concern to the Department of Family & Protective Services (DFPS) or to the local law authority. ESNT is not required to obtain a release to make this report.

ESNT may use or disclose health information about you if it is believed the use or disclosure is needed:

For other law enforcement purposes

ESNT may disclose health information about you to a law enforcement official for the following law enforcement purposes:

ESNT may use or disclose health information about you when the law requires the use or disclosure.

Other uses and disclosures

ESNT may use or disclose health information about you:

All other disclosures of your PHI and your PII will only be made

with your written authorization on a Release of Information form

Complaint Process

If you believe that ESNT has violated your privacy rights, you have the right to share your complaint or concern either directly with the ESNT Vice President or Director of your program or with the Vice President of Compliance, who serves as ESNT’s privacy officer:

By mail at:

1424 Hemphill Street

Fort Worth, TX 76104

By email at:

mskinner@ntx.easterseals.com

By telephone 24/7 at:

1-866-203-2496

If the complaint is received by mail, email or through a phone message,

you will be contacted within 1-2 business days.

If you are considering sharing an issue but are concerned about possible retaliation for voicing a complaint, be assured that there are protections put in place to ensure that there will be no retaliation to you for making a complaint. ESNT is more concerned with doing the right thing and protecting your private information.

This original notice was in effect 4/14/2003.

Since then, there have been five (5) revisions to this notice: Summer 2004; August 2005; August 2010; August 2012; August 2013.


 Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA)

Aviso sobre las Prácticas de Privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PODRÍA UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVÍSE ESTE AVISO CUIDADOSAMENTE.

ACERCA DE ESTE AVISO:

Este Aviso le informa acerca de:

Este Aviso no se aplica a información de salud que no lo identifica a usted ni a ninguna otra persona.

En este Aviso de Prácticas de Privacidad, “información médica” quiere decir lo mismo que “información de salud.” La información de salud incluye todo tipo de información relativa a:

  1. Su salud físico o mental o condición pasado, presente y futuro;

  2. Suministro de servicios de cuidados para la salud en su beneficio; o

  3. El pago pasado, presente o futuro de los cuidados para la salud que se le otorgan a usted.

Easter Seals North Texas está obligado por ley a mantener la privacidad de esta información, conocida como Información de Salud Protegida PHI, que lo identifica y entregarle este Aviso la cual le informa sobre nuestros deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a su PHI. En este Aviso se describen sus derechos legales y cómo ESNT puede utilizar y divulgar la información relativa a su PHI.

ESNT también se centra en la protección de su Información Personal Identificable o PII. Su PII puede referirse a información específica a su persona (no relacionada con temas de salud) pero cuando se utiliza por si sola o con otro tipo de información podría identificarlo. Ejemplos del PII son un número de cuenta, código postal, fecha de nacimiento, número de seguro social o incluso una fotografía suya. Si alguno de estos elementos de información personal cae en las manos equivocadas podrían resultar en problemas como el robo de identidad y otros inconvenientes.

ESNT entiende la seria responsabilidad de mantener la seguridad de toda la información que se nos suministre. Hemos puesto en práctica una serie de medidas de seguridad en nuestros procesos rutinarios y hemos capacitado a nuestro personal y contratistas con el fin de centrarnos en mantener su confidencialidad y privacidad.

SUS DERECHOS DE PRIVACIDAD:

La ley le otorga a usted el derecho de:

CÓMO ESNT PUEDE UTILIZAR SU INFORMACIÓN

ESNT puede utilizar o divulgar información sobre salud acerca de usted para actividades de supervisión de la salud, las cuales incluye:

VÍCTIMAS DE ABUSO, NEGLIGENCIA, EXPLOTACIÓN O VIOLENCIA DOMÉSTICA O UNA SERIA AMENAZA A LA SEGURIDAD O SALUD

Si ESNT sospecha que usted es víctima de abuso, negligencia, explotación o violencia doméstica, ESNT tiene la obligación por ley de denunciar esta preocupación al Departamento de la Familia y Servicios de Protección (DFPS) o a las autoridades locales. ESNT no está obligada a obtener una declaración de divulgación de información para hacer esta denuncia.

ESNT puede utilizar o divulgar información sobre salud acerca de usted si se considera que el uso o divulgación es necesario:

PARA OTROS PROPÓSITOS RELATIVOS AL CUMPLIMIENTO DE LA LEY

ESNT puede divulgar información sobre su salud a un funcionario del orden público para los siguientes propósitos relativos al cumplimiento de la ley:

ESNT puede utilizar o divulgar información sobre salud sobre usted cuando la ley exige el uso o divulgación de información.

OtROS USOS Y DIVULGACIÓN

ESNT puede utilizar o divulgar información sobre su salud:

CUALQUIER OTRO TIPO DE DIVULGACIÓN DE SU PHI Y SU PII SE EFECTUARÁ SOLAMENTE CON SU CONSENTIMIENTO POR ESCRITO EN UN FORMULARIO DE DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN

proceso de DENUNCIAS

Si piensa que ESNT ha violado sus derechos de privacidad, usted tiene el derecho de compartir su queja o inquietud ya sea directamente con el Vicepresidente o Director de ESNT o con el Vicepresidente de Cumplimiento, que se desempeña como funcionario encargado de la privacidad de ESNT:

Por correo ordinario a:

1424 Hemphill Street

Fort Worth, TX 76104

Por correo electrónico a:

mskinner@ntx.easterseals.com

Por teléfono 24/7 a:

1-866-203-2496

Si la queja se recibe por correo ordinario, correo electrónico o por mensaje telefónico, nos comunicaremos con usted en un plazo de 1 o 2 días hábiles.

Si está considerando compartir un problema pero teme que haya posibles represalias por comunicarlo, puede estar seguro que existen formas de protegerlo con el fin de garantizarle que no habrá represalias en contra suya cuando presente la denuncia. ESNT se preocupa más por hacer lo que es correcto y proteger su información privada.

Este aviso original entró en vigencia el 14/4/2003.

Desde entonces, ha habido cinco (5) revisiones a este aviso: Verano de 2004; Agosto de 2005; Agosto de 2010; Agosto de 2012; Agosto de 2013.

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